Organisatiestructuur is geen procesontwerp

Een organisatiestructuur bepaalt niet hoe het werk stroomt — dat doet het procesontwerp. Wie processen vanuit het organogram inricht, cementeert de bestaande silo’s en houdt de knelpunten op de afdelingsgrenzen in stand. Dit artikel legt uit waarom u processen vanuit de keten ontwerpt en niet vanuit de hark.

De hark en de stroom zijn twee dingen

Het organogram laat zien wie aan wie rapporteert. Een proces laat zien hoe waarde ontstaat: van vraag tot levering, dwars door afdelingen heen. Die twee vallen zelden samen. Wanneer u het procesontwerp afleidt van de structuur, ontwerpt u in feite de bestaande verkokering opnieuw — inclusief de overdrachten waar het werk vastloopt.

Processen zijn een keten, maar relatief autonoom

Hoofdprocessen vormen samen een keten, maar verlopen in de praktijk niet strak volgtijdelijk. Ze hebben elk een eigen logica en eigenaar. Door processen als relatief autonome eenheden te ontwerpen — met heldere in- en uitgangen — maakt u de keten bestuurbaar zonder alles aan elkaar te knopen.

Beleid en uitvoering: bewust scheiden

Een veelgemaakte fout is beleidsvorming en uitvoering door elkaar laten lopen. Scheid ze als hoofdlijn: beleid bepaalt het wat en waarom, uitvoering het hoe. Bestuurlijke besluitvorming is daarbij geen informatiestroom maar een inhoudelijk proces met een eigen plek in het ontwerp.

Zo ontwerpt u vanuit de keten

1. Begin bij de waarde voor de klant of burger, niet bij de afdeling.
2. Teken de hoofdprocessen als keten met duidelijke overdrachten.
3. Bepaal per proces de eigenaar en de in- en uitgangscriteria.
4. Toets het ontwerp aan echte casussen voordat u de structuur erop aanpast.

Veelgestelde vragen

Waarom is een organogram geen procesontwerp?

Het organogram toont rapportagelijnen, niet hoe waarde ontstaat. Werk stroomt dwars door afdelingen; wie processen vanuit de structuur ontwerpt, herontwerpt de silo’s.

Moet de structuur dan op de processen volgen?

Als hoofdlijn wel: ontwerp eerst hoe het werk moet stromen en pas daarna de inrichting aan. Structuur is een middel, geen vertrekpunt.

Hoe voorkom je verkokering?

Door processen als keten te ontwerpen met expliciete overdrachten en eigenaarschap, zodat niemand alleen de eigen kolom optimaliseert.

Processen vanuit de bedoeling inrichten?

Als interim- en verandermanager help ik organisaties processen te ontwerpen vanuit de keten in plaats van de hark. Lees ook over proceseigenaarschap of neem contact op.