Wrijving tussen afdelingen lost u zelden op met een reorganisatie en bijna altijd met expliciete samenspelregels: heldere afspraken over wie wat levert, wanneer en hoe partijen elkaar aanspreken. Waar samenwerking impliciet blijft, ontstaat gedoe op de overdrachten. Dit artikel laat zien hoe u samenspel expliciet en werkbaar maakt.
Waarom samenwerking tussen onderdelen stroef loopt
Elke afdeling optimaliseert begrijpelijkerwijs haar eigen werk. Maar de klant — intern of extern — ervaart de keten, niet de afdeling. Op de overdrachtsmomenten tussen onderdelen ontstaan de meeste irritaties: onduidelijke verwachtingen, dubbel werk, of taken die tussen wal en schip vallen. Dat is geen kwestie van onwil, maar van ontbrekende afspraken.
Wat samenspelregels zijn
Samenspelregels zijn expliciete afspraken over hoe organisatieonderdelen met elkaar werken: wat levert het ene onderdeel aan het andere, binnen welke termijn, in welke kwaliteit, en wat gebeurt er bij afwijkingen of annuleringen? Het is geen dik convenant, maar een handzame set afspraken die de samenwerking voorspelbaar maakt.
Samenspelregels opstellen die werken
- Breng de belangrijkste overdrachten tussen onderdelen in kaart.
- Maak per overdracht expliciet: wie levert wat, wanneer en in welke kwaliteit.
- Spreek af hoe u elkaar aanspreekt als een afspraak niet wordt nagekomen.
- Houd het licht: liever een werkbare afspraak die leeft dan een dik document dat niemand leest.
- Evalueer periodiek en stel bij — samenspel is een levende afspraak.
Regelruimte én consistentie
Goede samenspelregels geven onderdelen ruimte om hun werk zelf in te richten, en bewaken tegelijk de consistentie waar de keten dat vraagt. Het is geen keuze tussen centraal sturen en decentrale autonomie, maar een bewuste ontwerpkeuze: waar standaardiseren we, en waar laten we los? Dat evenwicht maakt samenwerking duurzaam.
Veelgestelde vragen
Wat zijn samenspelregels?
Expliciete afspraken over hoe organisatieonderdelen samenwerken: wie levert wat, wanneer, in welke kwaliteit, en hoe je elkaar aanspreekt bij afwijkingen. Ze maken samenwerking voorspelbaar.
Lost een reorganisatie samenwerkingsproblemen op?
Meestal niet. Wrijving zit op de overdrachten tussen onderdelen; die los je op met expliciete afspraken, niet door de hokjes anders te tekenen.
Hoe uitgebreid moeten samenspelregels zijn?
Zo licht mogelijk. Een werkbare set afspraken die leeft is effectiever dan een dik document dat niemand leest. Begin bij de belangrijkste overdrachten.
Samenwerking tussen onderdelen verbeteren?
Als interim- en verandermanager help ik onderdelen weer soepel samen te laten werken via heldere afspraken en eigenaarschap. Lees ook over proceseigenaarschap en over zorgvuldig reorganiseren, of neem contact op.
No responses yet